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財務軟件應用三大注意項目

發布日期:2019-6-11 | 來源:速達軟件 

財務人員的日常工作離不開財務軟件,不過再使用財務軟件進行財務報表編制以及日常核算等工作時,必須注意一些使用技巧,可以令工作更加方便快捷。

  一、新建套帳時的注意事項

  拿到一套軟件之后,不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應該對軟件的使用細則有一套清晰的了解,應了解該財務軟件的運作流程。然后,按下列程序進行套帳的初始化操作。

  1、在用友財務軟件中,首先應該以管理員的身份新建套帳,建帳之后不應先去初始化期初余額,更重要的工作是進行財務分工!不要對我說你單位就你一個會計,即便如此,你也得進行財務分工,身兼數職:所有的財務軟件都將憑證的錄入與審核計帳相分離,以便交叉監督。最常見的財務分工方式是分成四人:系統管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中,應該按帳務核算的分工以不同的身份登錄財務軟件

  2、進行科目設置。在財務分工之后,接著應查看由系統提供的會計科目是否能夠滿足你單位的核算需要,如果不夠(準確地說,肯定不夠!),還應該添加相關的科目。比如,在核算增值稅的過程中,很明顯地需要“應交增值稅”二級科目甚至三級科目,但你在系統提供的會計科目中不能找到,此時應進入“會計科目”模塊,進行科目的添加工作,在添加的過程中,應該注意對科目編碼的設置。如果是二級科目,該科目的前三位編碼一定要設成對應的一級科目的代碼。應該知道的是,用友財務軟件對科目的管理是以科目編碼為依據的,如果科目編碼設置錯誤的話,后患無窮!而且,科目只要設定好了,以后核算中想將之刪掉都不行!

  3、進行期初余額的設定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間,在錄入期初余額時,不能在“年初余額”欄目中輸入,這樣做是徒勞的。我就曾因為該問題一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進行期初余額錄入時,一定要注意數據的準確性,因為,這些期初數據一旦發生作用時,你是無論如何也不可能去修改的!

  二、日常核算過程中的注意事項

  用財務軟件進行日常的會計核算,有時會遇到自找麻煩的事,手工處理中很簡單的事情,在計算機上你卻束手無策!常見的問題如下:

  1、不能進行憑證錄入:剛使用用友軟件時,你首先會進入“憑證處理模塊”,進行憑證的錄入,但往往你都不會成功。原因何在?因為你未對憑證進行“憑證類別”(也就是常見的“收字、轉字、付字”)設定,解決方法很簡單,進入“憑證類別”進行設定即可。

  2、錄入的憑證無法登帳。當你辛辛苦苦地錄完憑證之后,在進行記帳操作時,你很可能會發現系統可供記帳的憑證是空白的,為什么?這里,就不得不提到核算的過程了。在用友的財務軟件中,基本的核算過程是:憑證錄入-憑證審核-憑證錄帳,這個基本程序是不可不知的。另外,根據交叉監督的原則,在憑證錄入時你是不可能同時進行憑證審核、記帳的,你(或者其他人)必須以不同的身份再次重新登錄,才能夠進行審核、記帳操作。

  3、以記帳的憑證無法修改。在你將所有的憑證都記帳之后,你發現之前你的會計憑證錄入有誤,怎樣去修改?這個過程有些復雜。首先以“審核員”或者“記帳員”的身份重新登錄,然后進入“套帳管理”模塊,選擇“恢復記帳前狀態”菜單,這時,你可以在“恢復最近一次記帳前狀態”和“恢復到月初時狀態”之間進行選擇。之后進入“憑證處理”模塊,取消對出錯憑證的審核,然后再以“制單員”的身份重新登錄,進行修改操作。

  三、套帳之間數據共享問題

  在日常工作中,用一套軟件進行多套帳務的核算是很正常的。于是,這里我們會遇到一些信息重用的問題,比如,總公司和分公司分別核算,用到的會計科目大都相同,如果這兩套帳都是由一人核算的,那么會計科目的“助記碼”都是一致的。在新建第二套帳時,如何將第一套帳中會計科目信息為第二套帳所用,總不可能再依次輸入吧?用友的財務軟件中為我們提供的相應的解決的方案。進入用友財務軟件的“用友帳務(工具)”輔助程序,選擇科目復制即可。應該注意的是,能夠進行科目復制的前提是兩套帳的科目編碼規則應該是一致的,否則,復制操作無法完成。 四、編制財務報表的問題

  “UFO報表”程序是用來對由用友帳務產生的帳務資料進行再加工的輔助軟件。它能夠將已有的帳務資料進行處理,生成各種財務報表。在實際使用中最容易出一些簡單而又最不容易發覺的問題,主要表現在:無法生成報表,但你又無法得到出錯信息,這個問題我曾遇到過,很是惱人!進行報表生成時,正確的程序是,1、在文件菜單中選擇“新建”操作。2、在文件菜單中選擇“帳務路徑”,這是最關鍵的一步!比如你在財務軟件是安裝在D:UFSOFT72下面,假設已建一套編號的001的套帳,那么,在設定帳務路徑時,你就不能夠將帳務路徑設為D:UFSOFT72ZT001,這樣做是錯誤的。UFO中的“帳務路徑”,是指系統文件ZWSET.MDB的存放路徑,有了這點認識,你才能夠順利地進行報表處理。

  在編制財務報表時,你可能有這種體會,明明你的帳務處理沒問題,但是由UFO生成的資產負債表總是不平。這時,首先你應檢查在“所有者權益”欄中每個項目的公式是否與你的會計核算相一致,最常見的問題是UFO軟件對“未分配利潤”的計算和對“盈余公積”的處理與你的核算方法有沖突(如:對“本年利潤”采用“表結法”還是“帳結法”的不同處理,都會影響對未分配利潤的計算)。

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